如何做好需求管理--实战案例

常规需求流程

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项目需求管理问题分析案例

1.概述

需求,是一切产品价值的源头,只有管理好这一部分的过程,才能尽量从源头减少实际项目中的各种意外成本(eg:返工带来的人力、时间、质量成本)及风险

2.项目&产品介绍

  • 产品层面:笔者的项目是一个C端产品,需求主要来源于产品策划和用户反馈,处于发展期,以占领市场为主
  • 项目层面:前期主要功能较为清晰,可切割空间不大,但关联依赖方较多,协作周期长,迭代周期在15~30天左右

3.问题分析(找到问题)

一开始项目上对需求的产生、定义、变更等流程和规范没有做清晰明确的限定,导致实际推进过程中出现诸多问题,下面结合实际情况做逐一说明和分析:

3.1 需求定义不清晰

项目初期,当有需求意向出现时,一般由产品经理进行分析和定义,绘制出原型图和对功能点进行注释说明,
但是这种方式,因为缺乏正规、通用的需求定义文档模板和需求说明标准,导致需求定义的过程中,出现主观、模糊的描述,增加了后续的沟通成本。

3.2 需求不健壮

大多数产品需求出现的初期,都无法非常完整的描述和考虑到所有场景,会有许多细节和关联依赖覆盖不全,导致需求变更频繁,需要不断返工和完善

3.3 需求变更不规范,没有存档

为了适应快速变化的市场需求和优化线上功能,需求的变更在所难免。在项目初期,当需求需要变更时,往往由项目主要负责人共同协商拍板后实施,没有进行详细的流程规范和记录,导致了如下问题的信息在各角色之间不同步:

  • 这么多需求变更,每个变更对项目的影响是什么?带来了什么风险?
  • 每个变更的优先级如何?时间上如何协调?是否做得完?
  • 这些变更什么时候做?谁做?做得怎样了

4.解决方案(解决问题,择其优)

4.1 建立需求规范及需求文档模板

  • 逐步建立《需求规范说明书》,形成需求规范模板
  • 保持语句和段落的简短
  • 采用主动语态的表达方式
  • 需求陈述应该具有一致的样式
  • 避免模糊的、主观的术语。如:容易、迅速
  • 避免使用比较性的词语。如:提高、最大化、最佳。尽量定量的说明要提高的程度
  • 对需求进行分类,增加需求标识
    <需求类型><需求 编号>
    F=功能需求;D=数据需求;B=行为需求;I = 接口需求;O=输出需求

4.2 拆分需求 & 需求评审

  • 缩小需求粒度:建立需求的拆分层次:意向(PM)-- 特性(PO)-- 用户故事(DEV)
  • 需求评审:建立评审团队 – 按需求层次/阶段评审 – 评审达成一致输出需求文档 – 项目成员对需求文档进行确认

4.3 增加变更控制流程

  • 梳理完善后的需求主干流程:
    需求提出 – 需求分析 – 需求定义 – 需求评审 – (需求变更) – 编码实现 – 测试 – 验收完成

  • 梳理变更控制流程:
    (相关方)提出需求变更请求 -->CCB(变更控制委员会)进行评估 -是-> 指派需求负责人进行分析确认 -ok-> PM更新计划、范围、风险等文档 --> 实施变更 – 对变更进行记录和跟踪

  • 建立需求变更跟踪机制:
    引入需求管理工具:神兵,记录每个需求的属性和状态

    • 属性 :eg :创建时间、需求的版本号、确认者、需求状态、优先级、涉及的子系统、需求原因

    • 状态:eg:已建议、已批准、已实现、已删除

5.难点

5.1 如何引入变化

当问题分析完成并制定好解决方案之后,如何把方案在实际项目中落地是最难的一步,往往需要天时、地利、人和几个因素。
如何让大家都配合和认可你的方案和做法,认可你即将引入的变化?

  • 天时:阶段性复盘时,将问题和大家的痛点结合起来,罗列以往几次需求不清晰或不健壮带来的影响,摆数据,挖痛点,和成员达成共情
  • 地利:将方案在项目中因地制宜的落地,如寻找合适的,或内部已有的工具
  • 人和:注意沟通技巧,不同立场、不同角色采取不同的沟通方式,找出更多的积极因素。在引入变化之前,与关键角色进行一对一的沟通,逐个击破后,再进行面向全员的正式沟通

5.2 如何做好监控

引入变化之后,如何确保整个机制正常的运作起来,是否形式正向的闭环?

  • 及时跟踪反馈:每日站会上,确认需求是否新增,需求状态是否及时更新,建立需求跟踪矩阵
  • 数据汇报:每个迭代中的需求变化情况,绘制成甘特图;每月汇总需求变更情况

6.总结

项目经理在日常的工作中,除了及时发现项目问题并制定相应的流程规范外,还要选取合适的时机去引入变化,并且不断的引导团队进行复盘和持续改进。在实施的过程中还要增加监控手段,让项目形成反馈机制。
注意点:

  • 要让大家达成共识,变更是有代价的
  • 再小的变更也要经过正规的控制流程,否则会积少成多

加油吧,越挫越勇~